Como evitar SPAM no e-mail empresarial

Spam

Sabe aquele vizinho chato que quer puxar papo quando você não está com vontade e ainda por cima bate à sua porta nas horas mais incômodas? Pois bem, receber SPAM no e-mail é mais ou menos isso, além de poder causar prejuízos bem sérios

Por mais estranho que possa parecer, o termo SPAM tem origem no nome de um presunto apimentado norte-americano. No entanto, a associação do presunto aos e-mails indesejáveis vem de uma esquete do humorístico Monty Python, em que os pedidos no cardápio de um restaurante tinham, insistentemente, o presunto SPAM.

Para você ficar mais atento a  esse assunto trouxemos as principais explicações de como lidar com o SPAM no e-mail. Confira!

Quais são os tipos de SPAM mais comuns? 

Pode parecer  curioso, mas o SPAM no e-mail pode assumir diversas formas e atingir vulnerabilidades das empresas de diferentes maneiras, mas sempre mantendo a essência de proporcionar um volume de mensagens indesejáveis. Veja abaixo alguns dos tipos mais recorrentes nas companhias.

Boatos (Hoax)

O que hoje chamam de “fake news” já existe há muito tempo quando se trata de envio de e-mails, afinal, quem nunca recebeu uma corrente com algum assunto sensacionalista para repassar a 15 pessoas, não é verdade? Trata-se de histórias com uma certa dramaticidade e até mesmo com enredos apelativos para que o(a) leitor(a) tenha gestos de filantropia.

Pornografia

Às vezes aquela visitinha em um site adulto pode custar caro no ambiente de trabalho, fazendo com que o funcionário receba uma enxurrada de conteúdos os quais não solicitou de fato. O spam também atua na questão da pornografia, inclusive aproveitando-se do histórico de pesquisa dos usuários e do possível grau de interesse no assunto pesquisado.

Propagandas

Que o marketing busca as melhores formas de atrair o público-alvo e fazer campanhas engajadoras, isso ninguém pode negar, porém algumas organizações exageram na questão do envio de promoções e afins. Há também as situações em que mensagens falsas são criadas baseadas em mensagens reais de empresas verdadeiras, de modo que se tenha uma divulgação e venda de um produto ou serviço que nunca será entregue.

Ameaças

Em uma manobra ardilosa de engenharia social, esses tipos de SPAM permitem que os hackers explorem pontos fracos de uma determinada empresa, principalmente ao induzir colaboradores ao erro por clicarem em algo pensando ser uma ameaça. E-mails com o objetivo de difamar alguém exercem grande poder psicológico nas pessoas em geral. No ambiente corporativo, se os funcionários não estiverem instruídos na correta utilização dos e-mails, ao clicar nesse tipo de mensagem podem entregar dados valiosos “de bandeja”.

Fraudes

Já as fraudes, que também são consideradas engenharia social, costumam ser mais complexas e dispõem de um planejamento meticuloso para roubar dados ou simplesmente prejudicar alguém. Os hackers tentam se passar por outras pessoas ou uma determinada instituição respeitável, a fim de persuadir o destinatário para fazer exatamente o que pedem, ofertando algo enganoso que pareça legítimo.

Por que o SPAM pode ser perigoso para as empresas?

O SPAM no e-mail pode representar um verdadeiro perigo, porque um redirecionamento falso, por exemplo, faz com que dados importantes sobre a marca, o serviço ou produto sejam revelados em poucos segundos. Os ataques de DDoS, que consistem em manipulações de dispositivos para sobrecarregarem servidores, sites e sistemas, também ocorrem com frequência usando esse meio de comunicação.

O enxame de e-mails desnecessários pode acarretar perda de produtividade, pois os funcionários levam tempo para identificar as mensagens realmente importantes. Muitos negócios deixam de ser efetivados e a empresa corre o risco de ter menos poder de mercado, tendo em vista que concorrentes podem se aproveitar de vazamentos de dados provenientes de cliques em e-mails de SPAM.

Qual é a diferença entre SPAM e Phishing? 

Aprofundando-nos na análise de e-mails maliciosos, existem os casos em que a empresa pode ficar à mercê não apenas de SPAM, mas também de phishing (pescaria, em inglês). Esse último refere-se às mensagens com conotação fraudulenta, com intuito de extrair dados financeiros, senhas e códigos de segurança. 

As mensagens nessa categoria podem apresentar erros gritantes de ortografia, endereços excêntricos, solicitações de informações pessoais, gatilhos mentais de urgência e anexos com arquivos em extensões zip, dll, msi, rar, entre outros. Enquanto o SPAM é reconhecido pelo volume de mensagens para um mesmo destinatário, o phishing não necessariamente precisa ter muitos envios, pois eles são específicos.

Como evitar o SPAM no e-mail empresarial?

Você precisa ter um certo ceticismo em relação ao que recebe na caixa de e-mails, pois nem tudo é 100% verdade e, caso você caia em alguma dessas armadilhas cibernéticas, a chance de atrair atacantes criminosos é muito grande. Sabendo que os invasores podem surgir ao clicar em um link, visualizar uma imagem ou interagir com o remetente, veja as dicas abaixo e proteja-se o quanto antes.

Marque e-mails suspeitos como spam

Por mais que pareça algo um tanto óbvio, nem sempre os funcionários prestam atenção  nessa questão que, às vezes, é bastante óbvia. É uma atitude simples e que requer apenas alguns minutos do dia, então, sempre selecione mensagens com assuntos suspeitos ou que não tenham nada a ver com a atividade-fim da empresa e marque-as como spam, ajudando a plataforma de e-mail a reconhecer o que pode ou não ser recebido.

Evite expor o e-mail na internet

Por mais que seja importante investir em ações de marketing para elevar o poder da marca, entenda que não se pode divulgar todos os tipos de dados da empresa em qualquer lugar da internet. Principalmente nas redes sociais e fóruns. Por isso, tenha muito cuidado com a publicação de e-mails empresariais, já que  pode ser o gatilho para que a empresa receba uma enxurrada de mensagens que não deseja.

Crie uma política de segurança da informação 

É essencial que se tenha uma boa política de segurança da informação entre os setores, isto é, um conjunto de boas práticas para instruir os colaboradores a terem consciência quanto aos dados que circulam na empresa. Seja por meio de um manual, seja mediante comunicados internos, lembre-se de deixar todos avisados de que é preciso ficar de olho em e-mails solicitando cadastros suspeitos além de não abrirem qualquer anexo de mensagens que não pareçam reais

Use filtros antispam especializados 

Outro recurso que deixa a empresa protegida de verdade é o filtro antispam, porque tem o propósito de garimpar as mensagens maléficas, evitando prejuízos futuros. Em parceria com as denúncias de SPAM, esses tipos de filtros permitem que você escolha determinadas palavras-chave e, com isso, toda vez que receber um e-mail em que constem esses termos, automaticamente o mesmo será reconhecido como ameaça (SPAM).

Por fim, é bom enfatizar a importância de realizar treinamentos com os colaboradores, de modo que os departamentos estejam cientes das normas de segurança da empresa. Se possível, conte com a experiência de profissionais que entendem muito do assunto e que podem prestar uma consultoria para auxiliar na jornada de segurança da sua empresa.

Caso tenha gostado deste artigo e queira saber mais sobre o funcionamento dos filtros de antispam e outros recursos para manter os dados seguros, aproveite a chance agora e solicite um orçamento!

Mauricio Incelli
Mauricio Incelli
Diretor de TI na AIM7. Profissional com mais de 25 anos de experiência no setor de tecnologia e segurança da informação.

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